学校管理的精细化(一)

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但凡我给老师们说精细管理管理,直接就有人嗤之以鼻,极其抵触。见到我精细化管理的案例就是直开骂:闲得慌,搞事情,瞎折腾,没搞过一线工作,不务正业。对于任何一个聪明人,工作都不会找麻烦,不是想找劳累。有人说世界是被懒人推动的,我理解的是人类进步的源动力是解放劳动生产力。从原始社会的刀耕火种到现在的现代农业,人越来越轻松了,粮食的产量和品质越来越高了,这才是技术进步的意义。如果一个先进的管理方法让人越来越累,那就背离了技术进步的意义,就是开历史的倒车。

科学管理中如果说标准化工作相当于学校管理中“战略”级层面的工作。那么精细化工作就相当于是“战术”级层面的工作。标准化工作告诉所有的人要做什么?精细化工作就要指导大家怎样做。做任何事情,会做才能做得快,做得好,做得对。怎样才能会做呢?当然是专业的人做专业和事。我们以学校学生管理工作为例,我把班级学生管理工作细分为六项常规工作:班级组织管理、班级纪律管理、班级环境管理、班级生活管理、班级学习管理,这就是我们班的班级行政管理体系。

在这个标准化了的行政管理体系中,班主任和班长、副班长负责班级行政管理工作;纪律委员负责班级考勤和纪律管理;生活委员带领班级5S管理小组负责班级环境卫生管理;学生生活管理主要由小队长具体负责;学生管理是学习委员牵头各科代表负责。这些干部组成了我班管理常规工作的行政管理体系,在《班级管理制度》及相关的“管理办法”的指导下,开展专项工作。把每一个学生干部的工作职责和流程,通过班级管理制度详细的规定下来,然后通过岗位培训,让每一个干部都成为专业的管理人员,这样才能把工作做好、做细、做对。这个行政管理体系是全校统一的,学校层面也有相应的学生会部委对应,形成了全校性的学生管理行政体系。

精细化管理不是把事情管得多,管得复杂,管得累,是要把事情管得高效,管得省力,管得正确。在整个行政管理体系运作中,实现学校精细化管理需要有四个步骤:①复杂的事情简单化;②简单的事情流程化;③流程的事情定量化;④定量的事情信息化。这就是现代管理技术所提倡的精细化实施方法。

一、复杂的事情简单化

在学校,把事情搞复杂的问题往往出在责权不分明、遇事扯皮上。我在学校工作中遇到最困难的事情就是扯皮。自己的事情不做,成天在背后说这个,讲那个;自己不知道该做什么,出了事就找别人的责任;有些人在岗位上,自己的事一句“不会”做就推得干干净净。只要有几个这种搅屎棍、糊涂虫,在学校,学校乱;在部门,部门乱;在班级,班级乱。而且这种人在哪里都有,还没办法清除干净,可以把简简单单的事情搞得一团糟。

这个时候,首先在制度层面要规定每个人责权,把工作职责和工作范围给他规范好。然后在工作检查中坚决禁止越权行为,坚决查处渎职行为。当每个人都能认真履行自己的工作职责,就实现了人人有事做,人人会做事,就不会人浮于事,扯皮推诿。当一个人天天专注于做一件事,时间长了,就成了熟练工,就有了丰富的经验,成为一个专业的管理人员,再做同样的事情就简单了。

管理工作不能一味的管,很多学校不论是管理老师还是管理学生,都是人盯人地管,把每一分钟都算得清清楚楚,好像越管得细、考核得越细就越精细。这恰恰是没有章法劳民伤财。我在做高职院校的学生科长的时候,学校要求我们各个系班主任要亲自下到学生寝室,晚上检查学生睡觉,早上请学生起床上课。认为这样才能体现出关爱学生以学生为中心的管理理念。结果是班主任们从天不亮搞到半夜,个个搞得身心疲惫,脸色苍白。

反观我管理的分校,我私下禁止班主任早上到寝室请学生起床上课,让考勤的学生守在教室门口,把迟到的学生全部记录下来,进入学生操行分考评,结果是我们的学生出勤率最高。晚上由学生宿管部在值班老师的带领下,严查寝室违纪现象。我的班主任们早上不会起早,晚上不用加班,我把班主任全部集中起来,统一分工学生行政管理工作,开始还有老师不同意,觉得行政工作是额外的工作。后来经过实践,个个都面红脸笑,活蹦乱跳,对比其它学院,我们的工作轻松高效得多。

在进入学校初期,我就发现学校学生会这个组织有很多问题。学生会的学生干部对班级和老师没有礼貌,老师在上课随意闯进老师上课的课堂,通知事情检查学生,学生会主席感觉权力无比的大,随意想喊学生做什么全凭自己高兴,在学校想干什么干什么,检查工作也是随心所欲,学校分管学生会的部门睁一只眼,闭一只眼。

后来我管理校区的时候,改革了学生会组织,让它和校区团支部合并,组建“学区学生自治管理委员会”出台学生会管理制度,把学生会各部门改组成具有行政职能的学生管理组织,每个部门由一个老师任辅导员,分管一个单项工作。对每个学生会干部在制度中规范了行为准则,由团委组织部统一对学生干部和部门进行检查和考核。经过专业的岗位培训,加上班级行政体系的标准化工作,我们实现了100%的学生自治,我们的班级可以在班主任不在岗的情况下正常运转,我们校区的学生管理工作也可以在没有老师的情况下正常运转。

二、简单的事情流程化

大多数学校老师因为专业不对口问题,在胜任管理岗位的专业能力方面是欠缺的。我们的老师包括校长,很多都不是行政管理专业,没有学习过行政管理方面的专业知识,从事管理工作都是凭感觉。比如,在班主任属于什么岗位的问题讨论时,很多班主任都不认为自己是管理岗位,他们不用管理专业知识去管理学生,习惯用教育的手段去教育学生,班级行政管理的概念根本就没有。不懂管理的的人搞管理,搞不好、管得累就是正常现象。我从企业管理岗位进入学校,用我的专业管理知识管理班级,第一年就成为学校优秀班主任第一名,我的管理学专业去和不专业的老师比,赢得自然是轻轻松松的。

我带的第一个班就是全校最优秀的班,带出好班级肯定要付出不少心血,而我付出最多的不是体力和时间。按照我从事行政管理工作的习惯,我做得最多的是制定制度和流程,每周定期组织班干部会,检查工作。让学生来干班级管理工作是我的根本出发点,作为班级的领导,让学生干事才是我应该考虑的。学生没有经验、没有技术、不懂理论,如何才能完成我的高要求呢?必须要抓好两个工作,一是分工明确,二是按规定做事。班级管理制度、操行分管理办法等把标准定出来了,如何让学生干部会干事?能简单的完成任务,我就要在干事的流程上下功夫。

比如,班级的纪律是一个班班风形成的工作重点。我们班的纪律委员不现场管纪律,管学生的纪律是小队长的事,哪个学生违纪我追究的是小队长的责任。而我的纪律委员是打考勤和记录违纪现象的,不需要他现场亲自去管纪律。大致的工作流程是这样:把学生每节课考勤违纪的情况和上课违纪的情况记录下来,必要时和违纪的人进行个确认,保管好记录单,周末放学前将违纪情况录入我的《学生德育评价系统》,大概需要5到15分钟。为了方便快速准确的记录,规定只记录异常情况,考勤表都事先把名字都打印好,使用时用字母记录(旷课k、迟到c、早退z、病假b、事假s)。上课违纪记录时间和违纪现象。

通过这种简单化的设计,我的初中学生都能很好地完成班级纪律管理工作。只要我得到了一周的纪律数据,对学生的教育就是我班主任的工作了,一方面我会教育学生,另一方面我会督促小队平时监督好学生。班级的其它常规工作都有一套简单的工作流程,经过专业岗位培训的学生,都能精确地完成管理任务。我们要想做到结果可控,过程中的流程和技术就要做到简单、明确、便捷。

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